Filsafat Kearsipan

Pokok persoalan tentang kearsipan yang dibahas dalam filsafat kearsipan ialah tentang hakekat kearsipan yang dipandang sebagai suati disiplin atau cabang ilmu pengetahuan. Untuk memahami lebih jelas perlu diketahui ciri-ciri ilmu terhadap tiga pertanyaan, apakah yang ingin diketahui? (Ontologi), bagaimana caranya untuk memperoleh pengetahuan tersebut? (Epistimologi) dan apakah nilai dari pengetahuan tersebut bagi kita? (Aksiologi). Dengan demikian dalam rumusan masalah filsafat kearsipan ialah, apakah objek kearsipan?, bagaimana pengetahuna kearsipan diperoleh atau didapatkan? Dan apakah manfaat dari kearsipan itu?

Ontologi ilmu

Arsip mempunyai objek material yang sama dengan museum dan perpustakaan, yaitu informasi yang terekam (Recorded Information). Akan tetapi ketiga bidang ilmu tersebut memiliki objek formal yang berbeda-beda. Objek formal dari kearsipan ialah informasi yang terekam yang dihasilkan oleh sebuah lembaga, badan, organisasi atau perorangan sebagain bagian dari kegiatanya. Objek formal dari kearsipan juga memiliki karakteristik yang alami (Naturalness), yaitu tercipta karena tujuan praktis kegiatan administrasi. Arsip bukanlah sebuah dokumen yang secara sengaja dikumpulkan sebagaimana pada museum dan perpustakaan. Hal ini sejalan dengan pengertian arsip yang dikeluarkan oleh ICA bahwa arsip ialah informasi yang terekam dalammedia apapun yang diterima, dibuat, dan dikelola oleh sesuatu badan, lembaga, organisasi atau organisasi dalam pelaksanaan kegiatan atau kewajiban hukumnya.

Objek formal arsip meliputi kajian arsip dinamis dan kajian arsip statis. Pada arsip dinamis disebutkan bahwa arsip awalnya diciptakaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi bukan memenuhi kebutuhan para peneliti. Sementara pada arsip statis lebih focus untuk melestarikan arsip sebagai bukti dan memuat nilai kesejesarahaan untuk tujuan riset.

Epistimologi ilmu

Ilmu merupakan sebuah pengetahuan yang diperoleh dengan menerapkan keilmuan, baik itu berpikir secara rasional atau berpakai secara empiris. Berpikir secara rasional berarti ide kebenaran yang menjadi dasar pengetahuan diperoleh lewat berpikir secara rasional, terus mengalami perkembangan melalui pengetahuan para pakar. Sementara berpikir secara empiris berarti sebuah pengetahuan diperoleh berdasarkan pengalaman. Dalam konteks kearsipan, berpikir secara rasional dan empiris dapat kita ketahui.

Aksiologi Ilmu

Aksiologi ialah teori nilai yang berkaitan dengan kegunaan pengetahuan yang diperoleh (Juite S. Suriasumantri; 1987, 234). Dalam konteks kearsipan, muncul sebuah pertanyan, bagaimana manfaat ilmu kearsipan bagi kehidupan manusia?. ISO 15489 Records Management, memberikan panduan tentang bagaimana pengelolaan arsip dinamis harus mengikuti prinsip-prinsip ilmu kearsipan agar dapat digunakan untuk kepentingan organisasi. Setelah arsip memiliki landasan teori (ontologi, epistemologi, dan aksiologi), maka akan masuk ke ranah filsafat. Filsafat kearsipan mempertanyakan hakikat kearsipan sebagai suatu disiplin ilmu pengetahuan yang khusus dengan tujuan kearsipan.

Perubahan dan perkembangan lingkungan memengaruhi pandangan terhadap arsip. Sebelumnya, kebenaran arsip terfokus pada fisiknya, tetapi kini bergeser pada informasi dan konteksnya. Definisi arsip yang terbaru mencakup rekaman informasi dengan isi, konteks, dan struktur. Isi arsip harus relevan dan berada dalam konteks tempat, waktu, dan pelaku yang mencerminkan sistem administrasi. Selain itu, arsip harus memiliki struktur, seperti simbol huruf, angka, gambar, dan lainnya, baik dalam bentuk fisik maupun virtual.