Fungsi, Jenis, dan Bentuk Media Arsip

Fungsi arsip

Dilihat dari segi aspek fungsi kegunaanya arsip sebagai informasi terekam memiliki peran yang dibedakan atas dua jenis yaitu arsip dinamis (records) dan arsip statis (archives). Arsip dinamis di kelola dan disimpan oleh orang yang menciptakan arsip baik itu orang yang membuat arsip maupun orang yag menerima arsip karena dibutuhkan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Selanjutnya arsip dinamis dibagi menjadi dua macam yaitu arsip dinamis aktif (current records) dan arsip dinamis inaktif(non-current record). Arsip aktif sendiri merupakan arsip yang terus menerus dan langsung dibutuhkan didalam penyelegaraan proses administrasi, sementara arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi pengunaanya sudah mulai berkurang.

Dalam undang-undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, mengatakan bahwa arsip dinamis selain terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif terdapat juga arsip vital. Arsip vital sendiri merupakan sebuah arsip dimanis yang keberadaanya sangat dibutuhkan dan bisa mempengaruhi keberlangsungan hidup sebuah organisaso, termasuk dalam persyaratan dasar bagi operasional penciptaan arsip, tidak bisa diperbarui dan tidak bisa digantikan apabila rusak atau hilang. Arsip dinaamis berfungsi sebagai alat dasar manajemen informasina dapat digunakan sebagai:

1. Membantu proses dalam pengambilan keputusan.
2. Menunjang dalam proses perencaan
3. Mendukung proses pengawasaan
4. Sebagai alat pembuktian

Arsip statis sendiri`memiliki definisi yang berbeda arsip dinamis, arsip statis sendiri merupakan kumpulan dari arsip inaktif yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. dasar dari penyerahaan arsip bahwa arsip tersebut merupakan pertanggung jawaban dari sebuah organisasi atau lemabag terhadap masyarakat. Arsip yang diserahkan tidak dibutuhkan secara langsung untuk sebuah perencaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan akan tetapi dibutuhkan oleh masyarakat secara luas. Arsip statis juga memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai memori organisasi atau perorangan.
2. Sebagai bukti pembuktian.
3. Sebagai sumber penelitian, khususnya bagi penelitian sejarah.
4. Sebagai kepentingan masyarakat, pendidikan dan hiburan.
5. Memelihara sebagai aktivitas hubungan masyarakat.
6. Seagai kepentingan dan keamanan.
7. Sebagai penelusur silsilah.
8. Untuk mempersiapkan sejarah peringatan.
9. Memberikan sumbangan dalam pembinaan keperibadian nasional serta kebermanfaat dalam perlindungan warga, hak pribadi dan hak lainya.

Jenis dan bentuk dan media arsip

Arsip sendiri dibagi berdasarkan jenis dan bentuk medianya, arsip dapa dikategorikan sebagai berikut:

a. Arsip tekstual (konvesional).

Arsip tekstual (konvesional) merupakan sebuah informasi dalam bentuk teks yang biasanya direkam pada sebuah kertas, yang biasanya dibaca tanpa bantuan alat atau mesin. Contohnya surat pernyataan, sertifikat, ijazah dan sejenisnya.

b. Arsip pandang dengar (audio visual).

Arsip pandang dengar (audio visiual) merupakan sebuah informasi atau arsip yang dipandang dan didengar (audio visual), yang dikategorikan menjadi:

1. Gambar static (still image), contonya foto, poster dan sejenisnya
2. Citra bergerak (moving images), contohnya film, vidio dan sejenisnya.
3. Rekaman suara (sound recording), contohnya kaset suara, piringan hitam dan sejeninya.

c. Arsip kartografi dan kearsitekturan.

Arsip kartografi dan kearsitekturan, merupakan sebuah arsip yang informasinya dalam bentuk peta, chart, denah bangunan, engineering, dan sejenisnya.

d. Arsip komputer

Arsip computer merupakaaan sebuah informasi yag diciptakan dengan computer yang direkam dalam media magnetic maupun media optical, seperti hardisk, floopy disk, cd-room, dan sejenisnya. Arsip computer ini sering didefinisikan sebagai arsip bacaan mesin (machine readable records). Ada juga yang mendefinisikan arsip elektronik atau arsip digital, yaitu sebagai berisi tentang suatu kegiatan yang diciptakan atau dibuat dalam menggunakan computer sebagai alat. Arsip kategori ini juga dikenal juga sebagai arsip berbasis computer (computer based records), karena arsip jenis ini tidak dapat dilihat dengan kasat mata akan tetapi harus menggunakan mesin computer.

e. Arsip bentuk mikro

Arsip bentuk mikro merupakan informasi yang diciptakan telah dialhikan mediakan menjadi kebutuhan penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam bentuk microform sebagai micro records. Ada berapa jenis microform yang ini masih digunakan meliputi microfilm, microfische, jacket, micro opaque dan sejenisnya.