Sebuah arsip dapat diakui jika berfungsi sebagaimana tujuan dari terbentuknya arsip tersebut, apabila arsip memiliki sebuah karakteristik yang meliputi otentik, anda, utuh dan dapat digunakan.
1. Ontentik/autentik
Sebuah arsip dengan komponen dan atributnya dapat dijamin kesesuain denga nisi, konteks dan struktur sebagaimana pada arsip tersebut diciptakan. Secara teknis arsip ontentik ialah arsip yang dapat dibuktikan secara efektif sesuai dengan tujuan terciptanya, telah diciptakan atau dikirim oleh orang yang memang menciptakan dan telah di ciptakan pada saat berlangsung penciptaan arsip serta pengiriman arsip tesebut. Keadaan arsip dalam proses pengiriman bisa berupa :
- Draf, versi sementara dari sebuah naskah dalam rangka pembuatan arsip dengan tujuan utnuk koreksi.
- Asli, arsip yang pertama kali efektif dan lengkap memiliki komponen dan atribut sesuai pada saat arsip diciptakan.
- Copy, penggandaan dari sebuah arsip.
2. Andal
Isi dari sebuah arsip yang bisa dipercayai sebagai perwakilan yang lengkap dari sebuah data, tindakan, transaksi, kegiatan atau sebuh transaksi. Keandalan arsip tergantung pada kelengkapan dari bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip. Maknanya arsip diciptakan sesuai tata naskah dinas.
3. Utuh
Arsip dengan bentuk dan susunan yang tidak mengalami perubahan. Keutuahan dari sebuah arsip tergantung pada prosedur pengelolaan, pengunaan, pengamanan dan pengaturan akses arsip setelah diciptakan.
4. Dapat Digunakan
Arsip yang setiap saat ditemukanya kembali sesuai lokasi penyimpananya. Dapat digunakan, juga dapat bermakna bahwa arsip yang tersedia dapat terbaca/dibaca dengan menggunakan teknologi yang berkembang pada saat arsip itu sedang diakses terutama berlaku pada arsip diciptakaan dengan menggunakan mesin sebagai alat rekamnya (arsip nonkertas). Contohnya arsip audio-visual dan arsip elektronik, kita tidak hanya mencakup penyimpanan media rekam arsipnya saja, tapi juga harus tersedia alat baca media rekam arsip itu, agar arsip tersebut dapat digunakan.
Artikel ini merupakan bagian dari rangkaian seri #MemahamiStudiArsip
