Perubahan definisi arsip memengaruhi penilaian terhadapnya, termasuk menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Menurut undang-undang tersebut, sebuah rekaman hanya dianggap sebagai arsip jika memiliki isi, konteks, dan struktur yang jelas, lengkap, tepat, dan tetap.
1. Isi
Isi arsip selalu terkait dengan tindakan dalam pelaksanaan kegiatan organisasi atau individu, dan hubungan antara isi arsip dan tindakan dapat bervariasi, seperti sebagai pengantar, hasil, atau dokumentasi dari suatu tindakan. Hubungan arsip dengan suatu tindakan dapat bersifat:
- Dispositif, artinya isi arsip ialah keberadaa dari sebuh tindakan dan dibuat saat bersamaandengan suatu tindakan.
- Probatif, artinya isi arsip membuktikan bahwa suatu tindakan yang selesai dilaksanakan dan dibuat setelah berlagsung tindakan.
- Suportif, artinya isi arsip diperlukaan untuk mendukung suatu tindakan.
- Naratif, artinya isi arti non formal berhubungan dengan suatu tindakan, melainkan mengungkap tindakan-tindakan yang memberikan narasi informal.
2. Konteks
Konteks dari arsip sendiri meliputi:
- Konteks administratif, lingkungan administrasif dari penciptraan arsip yang berkaitan dengan siapa dan mengapa arsip itu diciptakan dari komponen konteks administratif.
- Konteks teknologi, lingkungan teknologi yang berkaitn dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam pengelolaan arsip baik konvesional maupun nonkonvesional.
- Konteks pengelolaan arsip, lingkungan sistem yang dipakai untuk pengelolaan arsip.
3. Struktur
Struktur arsip terdiri dari sebuah aturan dan hubungan antara bentuk (Format fisik) dan susunan (format intelektual) yang terekam dalam sebuah media sehingga memungkinkan isi arsip dapat dikomunikasikan.
Artikel ini merupakan bagian dari rangkaian seri #MemahamiStudiArsip
