Sejarah Terbentuknya Lembaga Kearsipan Di Dunia

Perjalanan panjang umat manusia banyak mengalami perubahan dari segala bidang, salah satunya ialah peralihaan tradisi lisan ke tradisi tulisan. Peralihan tradisi lisan ke tradisi tulisan merupakan bentuk revolusi peradaban dalam maksud untuk mengenalkan kembali pristiwa yang terjadi di masa lalu. Pendokumentasian terhadap tradisi tulias bukan saja dapat mencegah terjadinya kesalahan akan tetapi juga memungkinkan nilai-nilai yang dimilikinya dijadikan sebagai pusat ingatan (memory) pada diri manusia. Kebiasaan manusia yang berkomunikasi dengan metode tertulis bisa memudahkan terdokumentasikannya sebuah gagasan ataupun sebuah pengetahuan tentang pengalaman yang telah terjadi dalam sejarah manusia akan dijadikan sebagai ingatan yang orisinil.

Kearsipan sudah mulai dikenal masyarakat Yunani Kuno yang dikaitkan dengan sejarah tata usaha yang berupa hasil tulisan. Archivalia atau bentuk- bentuk arsip sangat bermacam dengan menggunakan alat-alat pada masa itu. Pada 300 SM di zaman Babylonia lempeng tanah liat menjadi media catatan tertulis, selain itu di Sungai Nil ditemukan hal serupa. Di Afrika Utara di bagian Mesir pada zaman yang sama sudah mengenal alat tulis papyrus dan menjadi bahan ekspor paling penting di era ini. Kata papyrus berasal dari bahasa Belanda, Jerman dan Perancis yang memiliki arti Kertas. Pada tahun 2000 SM alat tulis dikenal dengan bahan hewani seperti kulit penyu, tulang binatang yang biasanya dipakai di istana kerajaan.

Sekitar tahun 1700 SM mengalami perubahan bahan yang digunakan seperti Campuran emas dan logam yang sering disebut suasa dan sudah ditulis pada lembar-lembaran suasa, namun dalam dalam penggunaan alat tulis ini kurang praktis hingga digunakan sutera sebagai bahan untuk menulis. Pada masa ini belum ada upaya dalam mengumpulkan dan menyimpan seluruh catatan tertulis menjadi satu walaupun sudah menemukan alat tulis, sehingga pada masa ini bukti tertulis sulit ditelusuri.

Pentingnya Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan bermula dari masa peradaban Yunani Kuno (sekitar abad IV dan V SM), orang-orang pada masa peradaban yunani kuno dalam menyimpan dokumen-dokumen yang berharga di dalam kuil dewa ibu, yaitu Metroon. Kuil metroon sendiri berisi tentang perjanjian-perjanjian, aturan-aturan hukum, notulensi dari hasil rapat dewan perwakilan dan dokumen-dokumen penting lainya milik negara. Di antara dokumen yang tersimpan di kuil metroon terdapat pernyataan pembelaan yang di tulis oleh Socrates selama didalam penjara, naskah sandiwara oleh Sophocles,aechhylus dan euriprdes. Selain naskas, di dalam kuil metron juga terdapat daftar para pemenang kejuaraan Olympic. Tulisan-tulisan tersebut diawetkan dan disalin dalam bentuk daum papirus.

Pada masa Kekaisaran Romawi, pendokumentasian terhadap arsip sudah mulai sedikit maju dibanding dengan masa sebelumnya. Dengan adanya teknoogi berupa alat filum (benang) yang dapat memudahkan dalam pembuatan arsip, dari kata filum juga kemudian berkembang menjadi istilah file. Seluruh arsip yang sudah jadi kemudian diikat dengan tujuan untuk memudahkan dan aman saat disimpan. Dalam priode masa ini juga terkenal dengan kepandaiannya dalam berorganisasi sehingga berbagai macam catatan-catatan tersimpan dengan rapih dan baik. Konsep arhives sebagai lembaga juga muncul di pada masa ini. Archives didefinisikan sebagai instansi publik atau lembaga pemerintahan yang menyimpan naskah sehingga tidak terjadi kerusakan atau kehilangan. Dan juga mampu memberikan bukti kebenaran yang merupakan memori berkelanjutan terhadap apa yang dapat dibuktikan.

Selanjutnya pada masa Revolusi Perancis tahun 1789, suatu masa di mana kebebasan, persamaan dan persaudaraan dijadikan idaman dalam mendeklarasikan hak-hak asasi individu. Ide-ide yang muncul pada masa Revolusi Perancis rupanya menuntut akan pengakuan sebuah peran arsip untuk bisa dijadikan bahan bukti yang nyata dan sangat penting dalam menjamin hidup bagi seseorang. Arsip yang pada awalnya hanya berupa peninggalan administrasi pemerintahan telah berevolusi menjadi sumber nyata dan penting di setiap penelitian semua disiplin ilmu. Dewa Romawi yang bernama Janus, di sebut juga Dewa bermuka dua dijadikan sebagai simbol atau lambang arsip oleh para ilmuwan kearsipan. Dewa janus melambangkan ketidak terikatan hakikat arsip terhadap waktu yang terus berjalan. Dengan kata lain, arti yang terungkap dalam symbol tersebut ialah sebuah ‘keterbukaan’ dari keberadaan arsip. Melalui arsip, sebuah bangsa dapat memandang masa lalunya dan sekaligus merancang masa depannya.

Pendirian Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan yang didirikan di luar pemerintahan memiliki kewajiban untuk menyajikan informasi yang dinilai kelanjutan untuk kepentingan public atau masyarakat, David R. kepply menyatakan terdapat beberapa lima konstribusi yang diberikaan oleh lembaga kearsipan setidaknya terdapat lima konstribusi lembaga yang berfungsi sebagai pengelola informasi kepada masyarakat sebagai berikut:

1. Lembaga kearsipan memiliki tugas melestarikan warisan budaya masyarakat.
2. Memberi inspirasi rasa hormat terhadap kelampaun.
3. Memberi kemungkinan kepada pengambil keputusan kepada pengambilan keputusan rakyatnya untuk belajar tentang masa lampau.
4. Mengizinkan masyarakat untuk mengetahui secara jelas tentang hak-hak hukum mereka.
5. Mengizinkan setiap individu untuk melihat secara jelas tentang episode kejadian tertentu yang menonjol dalam kebudayaan.

Berawal dari pemikiran di atas maka setiap lembaga kearsipan, baik dibentuk di dalam pemerintahan maupun diluar pemerintahan merupakaan lembaga informasi public yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuanya mengginformasikan kumpulan arsip yang dimilikinya terhadap public, hal tersebut merupakan bentuk tanggung jawab lembaga kearsipan terhadap perubahan lingkungan startegis baik yang terjadi dimasa lampau maupun masa depan. Lemabaga kearsipan sebagai lembaga informasi public maka segala produk kearsipan ataupun dokumen lainya disebut Corporate memory sebagai sumber informasi dan bahan penelitian yang termasuk salah satu fungsi dari lembaga pendidikan tinggi sebagai lembaga penelitian.

Dengan demikian, berdasarkan kesimpulaan urain di atas terdapat dua alasan mengapa lembaga kearsipan didirikan. Pertama, adanya pertimbangan praktis dan kedua ialah pertimbangan budaya. Semakin bertambah dan berkembangnya catatan-catatan pada suatu tempat yang aman bisa agar sewaktu-waktu jika digunakan kembali, dari pertimbangan praktis inilah yang menuntur terhadap kesedaraan akan pentingnya mendirikan suati lembaga kearsipan. pentingnya arsip sebagai bukti pertanggung jawaban suatu bangsa telah mendorong terbentuknya lembaga kearsipan baik di dunia maupun secara nasional. Lembaga kearsipan memiliki tanggung jawab dalam proses pengumpulan dan penyimpanan bermacam-macam informasi yang mempunyai nilai berkelanjutan (continuing value) yang diciptakan oleh pencipta arsip, baik diciptakan oleh lembaga pemerintahan, Badan usaha milik swasta, organisasi kemasyarakatan dan juga organisasi politik serta perorangan. Lembaga kearsipan yang berada di naungan pemerintah mempunyai tujuan dalam melestarikan memori kolektif sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional atas penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan kepada generasi mendatang.