Sejarah Terbentuknya Lembaga Kearsipan Di Indonesia

Sejarah terbentuknya lembaga Kearsipan di Indonesia tidak terlepas dari panjangnya sejarah kearsipan di indonesia, yang dimulai dari zaman kerajaan, penjajahan belanda, penjajah jepang hingga zaman pasca kemerdekaan. Kearsipan zaman kerajaan di perkirakan terjadi sekitar abad ke-empat Masehi dimasa Kerajaan Kutai, telah banyak meninggalkan peninggalan berupa tulisan dalam bahasa Sansekerta dan huruf Pallawa. Tulisan dalam bahasa Sansekerta dan huruf Pallawa ditulis dengan cara digoreskan pada batu yang besar dan sudah dibentuk dengan minat raja, Tulisan yang dituliskan pada batu itu dinamai prasasti. Dari Peninggalan prasasti-prasasti ini dapat dijadikan sebagai bukti bahwa di Indonesia telah mengenal tulisan. Pengenalan tulisan ini dapat dimaknai sebagai batas antara masa pra-sejarah dan beralih ke masa sejarah, Dengan adanya prasasti ini, dapat dimaknai bahwa mulai pada masa itu dilingkungan kerajaan telah muncul dan mengembangkan tradisi tulis-menulis. Terkhusus untuk para putra raja, permaisuri, para pangeran dan para penguasa daerah yang masih ada keturunan dengan raja. kebanyakan setiap raja yang pernah berkuasa akan meninggalkan bukti kekuasanya, Bukti kekuasan seorang raja pada masa itu dapat digambarkan dengan tulisan pada prasasti-prasasti yang dibuat pada masa raja ketika memerintah. Prasasti-prasasti yang dibuat bisa menceritkana tentang lokasi kerajaan, silsilah raja yang pernah berkuasa, napak tilas raja dan wilayah yang masuk dalam kekuasaannya. Kemungkinan penciptaan prasasti inilah bisa dimaknai sebagai bentuk pertama dari sistem tata kearsipan Indonesia.

Disamping adanya prasasti pada masa lalu, ada juga tulisan yg ditinggalan oleh para raja dan mempunyai umur kurun waktu 1000 tahun lebih, Catatan-catatan tertulis tersebut selain berbentuk prasasti ada yang berwujud kitab, kakawin, hikayat dan masih banyak lagi yang lainnya. Pada saat ini peninggalan dari masa lalu baik berbentuk prasasti maupun kitab banyak yang disimpam di Museum Nasional Jakarta dan Perpustakaan Leiden, Belanda. Di Catatan-catatan tersebut dapat juga disebut sebagai naskah-naskah. naskah yang ditinggalkan oleh para raja ini bisa dikatakan mempunyai nilai kebudayaan. Mayoritas isi dari naskah-naskah yang di tinggal oleh para raja lebih banyak berorientasi kepada raja, atau disebut dengan raja sentris serta banyak dipengaruhi oleh kepentingan raja saat memerintah. Sehingga unsur subjektifit ada dari naskah-naskah tersebut dan juga mencerminkan bahwa adanya perbedaan antara keadaan realita dengan yang dibuat-buat. Akibat keadaan ini ada indikasi bahwa naskah- naskah tersebut tiadak semuanya bisa dikategorikan sebagai Arsip.

Kearsipan zaman penjajahan belanda dimulai ketika belanda pertama kali pada tahun 1596 dikarena belanda tertarik dengan rempah-rempah yang dimiliki oleh indonesia, yang pada awal kedatanganya hanya berdagang dengan mendirikan perserikatan dagang yang bernama Vereenigde Oostindie Compagnie (VOC) pada tahun 1602. Pada tanggal 27 November 1609 ditetapkan bahwa pemerintahan tertinggi di Indonesia berada dibawa pemerintahan tertinggi Hooge Regeering terdiri dari Raad van Indio dan Gubernur Jenderal Gubernur Jenderal termasuk anggota Raad Van Indie. Arsip-arsip yang tercipta pada masa ini, terdiri dari resolusi-resolusi dan arsip lain yang biasanya secara langsung maupun tidak berhubungan dengan resolusi tersebut. Sistem penataan semacam ini dinamai sebagai Resolutiestelsel dan mengalami pengelompokan berdasarkan arsip, seperti resolusi, missieven (surat-surat dinas), bijlagen (lampiran-lampiran), ingekomen stuken (surat-surat masuk), copyuitgaande (salinan surat-surat keluar), ordres (perintah- perintah), dagregister (catatan buku harian), repporten (laporan-liaporan), memorie van overgave, adviezer, dan lain- lain. Segala tugas dan fungsi diresolusikan yang merupakan kelompok seri dan lampiran-lampirannya dalam seri tersendiri, kornudian segala kejadian penting dicatat dalam buku harian.

Pada Tahun 1796 Perancis mulai berekspansi ke wilayah sekitarnya termasuk Belanda, ekpansi Perancis mengalami keberhasilan sehingga menjadikan Belanda termasuk VOC. Keberhasilan ini menyebabkan para penguasa lama Belanda dan VOC diberhentikan dari jabatannya dan juga terjadi aksi peralihan seluruh arsip yang dahulunya dipegang oleh VOC ke pihak perncis. Pada masa itu terjadi banyak perubahan antara lain sentralisasi kekuasaan yang langsung oleh Napoleon Bonaparte. Delapan tahun kemudian, adik Napoleon Bonaparte yaitu Louis Napoleonyarg menguasai negeri Belanda mengirim Marsekal Herman Willem Deaadies ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jenderal (1808-1811). Selama memegang pemerintahan di Batavia ia merubah sistem aggota raad van indie dengan membentuk yang baru, tetapi ia sendiri berada diluar dewan dan jadi dewan penasehat. Setelah pembubaran VOC kekuasaan Gubernur Jenderal menjadi semakin terkonsentrasi, menyebabkan kebiasaan musyawarah dengan mengeluarkan resolusi ditinggalkan. Semua kegiatan pemerintahan dengan kebijaksanaan dan keputusan-keputusan dilakukan oleh Gubernur Jenderal sendiri dengan didampingi oleh Algemeene Secretaris (Sekretaris Negara), Jabatan Sekretaris pemerintah dipegang oleh dua orang dan dikenal sebagai Algemeene Secretaris dan Gouvernements Secretaris.

Selama Pernerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Indonesia, lalu secara otomatis perkembangan lembaga kearsipanpun mengalami perubahan, yang Dimana dahulunya administrasi tertutup berubah menjadi terbuka dan secara praktis semua berkas administrasi yang statis menjadi terbuka. Akan tetapi Pemerintahan Perancis di Belanda tidak berlangsung lama, hanya sampai tahun 1811. Selanjutnya pemerintahan jatuh ke tangan Inggris dengan ditempatkanya Thomas Stamford raffles sebagai letnan gubernur di jawa (1811-1816). Selama priode pemerintahan inggris di indonesia tidak terjadi perubahan arsip dari peninggalan pemerintahan prancis. Ketika pemerintahan inggris menyerahkan pemerintahanya di indonesia yang didasari Tractaal London tahun 1814, Sejak saat itu pemerintah Belanda mulai merubah banyak kebijakan diantaranya Gubernur Jenderal akan dibantu oleh sebuah lembaga yang bernama Algemeene Secretarie. Lembaga ini sangat penting dalam struktur pemerintahan, dikarenakan memiliki Tugas untuk mengurus surat menyurat untuk pemerintahan Hindia, seperti menyusun keputusan-keputusan Gubernur Jenderal menjadi surat keputusan, dan menyusun Lembaran Negara atau Regerings Almanaks. Selain tugas itu, Kepala Algemeene Secretarie bisa memberikan saran-saran atau nasehat (rahasia) kepada Gubernur Jenderal.

Pada masa penjajahan Batavia dijadikan sebagai pusat pemerintahan Hindia Belanda. Dari sanalah banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan pemerintahan hidia belanda, dengan berbagai macam bentuk surat seperti surat keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak perdaganga dan lain-lainya. pada masa itu pemerintahan masih bersifat sentralist yang dimana Segala bentuk keputusan yang menyangkut kebijakan pemerintahan dan peperangan dengan kerajaan-kerajaan di wilayah Hindia Belanda harus mengikuti perintah Gubernur Jenderal yang berkantor di Batavia. Menyebabkan arsip-arsip yang tercipta di luar pulau Jawa disimpan oleh masing-masing daerah. Arsip-arsip yang tercipta di setiap daerah belum semuanya disusun dengan baik, oleh karena itu untuk menghindari kerusakan atau hilangnya arsip yang dimiliki setiap daerah. Gubernur Jenderal mengeluarkan Surat Perintah yang tertuang dalam Missive Gouvernement Secretaris tanggal 14 Agustus 1891 Nomor: 1939. Yang berisikan seruan kepada pemerintah daerah di seluruh wilayah Hindia Belanda untuk menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun 1830 ke Batavia. Hal ini perlu dilakukan agar arsip-arsip yang ada didaerah luar jawa dapat terpelihara dengan baik dan bisa menjadi masukan untuk Gubernur Jenderal dalam menentukan kebijakan selanjutnya terhadap wilayah Hindia Belanda.

Pada tanggal 28 Januari 1892 lembaga Landsarchief dibentuk yang mempunyai arti sebagai suatu lembaga kearsipan disebuah tanah jajahan dan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya. Pada waktu itu juga ditetapkan oleh Gubernur Jenderal di wilayah Hindia belanda bahwa jabatan Landsarchivaris mempunyai tanggung jawab dalam memelihara arsip dari masa Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan. Orang pertama yang dipilih untuk bertanggung jawab dalam mengelola dan memelihara arsip yang tersimpan di Batavia ialah Mr. Jacob Anne van der Chijs. Mr jacob dikenal sebagai pencetus gagasan sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang menitik beratkan kepada penerbitan di bidang kearsipan, hal tersebut bisa dilihat dari karya-karyanya seperti Realia dan Nederlandsch indisch Plakaatboek 1602 – 1811. Sebelum menyandang jabatan diatas, ia telah menulis Inventaris van s’Landsarchief te Batavia Pembentukan lembaga ini secara langsung berhubungan dengan permasalahan arsip yang ada di Belanda maupun Hindia Belanda. Tugas yang dibebankan terhadap lembaga Landsarchief adalah :

1. Merawat dan mengolah arsip-arsip secara ilmiah;
2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda;
3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Belanda;
4. Memberikan penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.

Pembentukan lembaga Landsarchief diharapkan bisa menyelesaikan permasalahan tentanga kearsipan yang berada di Negeri Belanda maupun di Hindia Belanda bbisa terorganisir dengan baik, terutama tentang permasalahan pengelolaan dan pemeliharaan arsip. Pembentukan lembaga ini sangat membantu bagi pelaksanaan kegiatan kearsipan di Hindia Belanda pada masa kepemimpinan Mr. J.A. van der Chijs. Namun tiga tahun kemudian kedudukan kepemimpinan J.A. van der Chijs yaitu tahun 1905 digantikan oleh Dr. F. de Haan. Pada masa sebelumnya sudah ada pejabat yang menangani tentang arsip-arsip. Akan tetapi secara resmi tidak ada pejabat Khusus dalam bidang kearsipan. Pada masa kepemimpinan Dr. F. de Haan, ia banyak menerbitkan Karya dengan menggunakan arsip-arsip pada abad ke-17 dan18. Salah satu Karya besar yang telah terbitkan oleh Dr. F. de Haan setelah diangkat sebagai s’landsarchivaris ialah penerbitan Dag Register 1678 – 1681 sebanyak4 (empat) jilid, juga Priangan: de Preanger-Regenschappen onder het Nederlandsch Bestuur tot 1811. Pada tahun 1922-1923 karyanya diterbitkan kembali dan yang paling terkenal yakni Out Batavia. Penerbitan Out Batavia merupakan momentum sehubungan dengan ulang tahun ke-300 kota Batavia. Dr. F. de Haan menjabat sebagai archivaris selama 17 tahun, dimulai dari Tahun 1905- 1922. la merupakan seorang ‘Landsarchivaris kedua yang lebih menitik beratkan penelitian dala, sejarah Indonesia dengan menggunakan arsip-arsip sebelumnya sebagai sumber sejarah.

Sekitar tahun 1926-1929 dimasa kebangkitan pergerakan nasional, pemerintah hidia belanda berusaha keras dalam upaya menolak tuntutan untuk indonesia merdeka dengan mempergunakan cara yang ilmiah. Dalam rangka penolakan tersebut Pemerintah belanda memberikan tugas khusus kepada s’landarchief yaitu:

1. S’landarchief diikutkan secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah hindia belanda.
2. S’landarchief mengawasi dan mengamankan semua peninggalan orang belanda di indonesia, seperti gedung-gedung, kuburan-kuburan dan sebagainya.

Akan tetapi sebelum berakhirnya kekuasaan pemerintah hindia belanda di indonesia, pemerintah hindia belanda menerbitkan archif ordonnantie yang tujuanya untuk mengatur urusan kearsipan di indonesia. Dan juga untuk menjamin keselamatan arip-arsip pemerintah, baik berupa arsip yang baru dan arsip yang lama dan penegasan bahwa

1. Semua arsip pemerintah ialah hak milik tinggal pemerintah.
2. Batas arsip baru berusia 40 Tahun
3. Arsip-arsip yang berusia melampaui 40 Tahun harus dapat perlakuan khusus menurut peraturan-peraturan tertentu dan selanjutkan diserahkan kepada Algemeen Landsarchief di Jakarta.

Hadinya landsarchief diharapkan bisa mengisi khazanah elgmeen rijksarchief milik belanda yang mempunyai fungsi dalam menyimpan naskah-naskah lama kehidupan kerajaan belanda, lembaga kearsipan di indonesia sempat terhenti ketika jepang menduduki wilayah indonesia di tahun 1942-1945. Landsarchief selama pendudukan jepang diganti dengan nama kobunsjokon dibawah naungan bunkokyoku. Setelah indonesia meraih kemerdekaanya kobunsjokon berubah menjadi arsip negeri, akan tetapi nama arsip negeri tidak lama dikarenakan NICA melakukan agresi militer di indonesia dan berubah nama lagi menjadi landsarchief. Berdasarkan surat keputusan menteri P.P dan K nomor 9052/8 berubah nama lagi menjadi arsip negara pada RIS, kemudian berubah lagi berdasarkan surat keputusan menteri P.P dan K nomer 69626/a/S tanggal 1 juni 1959 dengan perubahan nama yang awalnyaarsip negara menjadi arsip nasional.

Dalam proses pertumbuhan arip nasional sempat beberapa kali dibawah naungan yang berbeda-beda. Dimulai dari menteri P.P dan K, menteri pertama RI, wakil menteri pertama dibidang khusus, menteri kordinator hubra, waperdam RI bidang lembaga politik sampai tahun 1967 yang menyebutkan bahwa arsip nasional republic indonesia (ANRI) sebagai lembaga pemerintah non departemen. Pada saat ini ANRI merupakan lembaga pemerintahan non kementerian (LPNK) sesuai dengan peraturan pemerintah nomer 3 tahun 2013 yang menjelaskan tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, susunan organisasi dan tata kerja lembaga pemerintahan non kementerian. Sejalan dengan terbitnya UU nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan sebagaimana dalam penjelasan, bahwa semua pertanggung jawaban kegiatan penciptaa, pengelolaan dan peloporan arsip diwujudkan dalam bentuk mengasilkan suatu sistem rekaman kegiatan yang factual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya dan dapat digunakan. Untuk mewujudkan semua pertanggung jawaban tersebut dibutukanya kehadiran suatu lembaga kearsipan, baik yang bersifat nasional, daerah, maupun perguruan tinggi yang mempunyai fungsi untuk mengendalikan kebijakan, pembinaa, pengelolaan kearsipan nasioanl untuk terwujudnya sistem peyelenggaraan kearsipan nasional yang kompernsif dan terpadu.

Dalam pasal 16 ayat 3 undang-undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, lembaga kearsipan di indonesia terdiri sebagai berikut :

1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
2. Arsip daerah provinsi
3. Arsip daerah kabupaten/kota
4. Arsip perguruan tinggi

Yang dimana Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakaan sebuah lembaga kearsipan nasional yang mempunyai tanggung jawab atas penyelenggarakan kearsipan secara nasional. Berdasarkan undang-undang kearsipan ini, maka penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara berjenjang dengan penyelenggaran kearsipan nasional tanggung jawab arsip nasional. Sedangkan penyelenggaraan arsip provinsi menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan provinsi, Sedangkan penyelenggaraan arsip kabupatne/kota menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan kabupaten/kota. Khusus kepada lembaga kearsipan perguruan tinggi ini, masih difokuskan untuk perguruan tinggi mempunyai kewajiban untuk membentuk lembaga kearsipan lingkungan perguruan tinggi yang mempunyai kewajiban untuk melakukan pengelolaan arsip statis dan melaksanakan Pembina kearsipan disatuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.