Tipologi Arsip

Definisi mengenai arsip di indonesia dapat dipahami melalui tiga sudut pandangan yang berbeda. pandangan pertama menurut para pakar dibidang kearsipan, pandangan kedua menurut undang-undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan pandangan ketiga menurut dewan kearsipan internasional (International council of archives/ICA) dan ISO 15489.

Menurut pakar bidang kearsipan

Menurut konsep bellardo arsip memiliki tiga makna yaitu arsip sebagai dokumen, arsip sebagai tempat penyimpanan arsip dan arsip sebagai organisasi. selain konsep bellardo ada juga konsep dasar arsip yang dicetuskan oleh Terry D. lundgren dan Caror A. arsip merupakan sebuah bukti dari kejadian atau kegiatan yang direkam daam bentuk yang nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Dari pernyataan ini mengandung beberapa pemahaman tentang arsip yang meliputi sebagai berikut:

1. Arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian
2. Arsip harus berisi data yang mempunyai makna sosial
3. Arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata

Hal tersebut juga didukung oleh pendapat mary robek yang menyatakan bahwa arsip merupakan informasi yang terekam tanpa memperdulikaan media perekamnya. Adapun media arsip secara umum terdiri dari kertas (paper), film (magnetic media) dan bahkan bentuk media dibaca dengan bantuan computer. Hal yang paling terpenting dalam arsipa ialah dapat ditemukaan kembali (retrievale) baik secara fisiknya maupun infromasi yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan pendapat dari para ahli dibidang kearsipan dapat disimpulkan bahwa suatu arsip harus memiliki unsur-unsur sebagai berikut:

1. arsip merupakan sebuah informasi yang terekam
2. arsip harus memiliki bentuk media yang dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar.
3. Arsip memiliki fungsi dan kegunaan dalam rangka menunjang proses penyelenggaraan administrasi.

Menurut undang-undang nomer 43 tahun 2009

Dalam pasal 1 huruf 2 undang-undang nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip didefinisikan sebagai sebuah rekaman kegiatan atau pristiwa dalam berbagia bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi yang dibuat oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi masyarakat maupuan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dilihat dari sudut materinya undang-undang ini memuat empat unsur yang harus dimiliki seperti benda, aktivitas, konteks dan pelaku kegiatan:

1. Unsur yang pertama ialah benda, benda bisa dalam wujud fisik berbentuk rekaman kegiatan maupun sebuah pristiwa dengan bentuk yang konvesional (kertas) ataupun nonkonvensional (film,video dan kaset).
2. Unsur yang kedua ialah aktivitas, aktivitas membuat dan menerima rekaman sebagai bentuk komunikasi atau hubungan antara pihak yang satu degan yang lainya termasuk dalam kegiatan pengelolaan arsip.
3. Unsur ketiga ialah konteks, konteks dimana para pelaku melaksanakan kegiatan aktivitasnya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
4. Unsur kegita ialah pelaku kegiatan, pelaku kegiatan dalam konteks kearsipan berupa organisasi dan individu.

Menurut lembaga ICA dan ISO 15489

Pengertian arsip menurut lembaga kearsipan International Council Of Archives (ICA) ialah arsip merupakaan informasi terekam yang dibuat dan diterima dalam rangka perencanaan, pengendalian, pelaksanaan atau penyelesain kegiatan kelembagaan atau perseorangan dan terdiri atas isi, konteks, danstruktur untuk dapat menjadi bukti dari sebuah kegiatan. Sedangkan menurut International Standard Organization (ISO) 15489, arsip merupakan sebuah informasi dari suatu organisasi maupun seseorang dalam rangka memenuhi kewajiban hukumnya atau dalam rangka transaksi bisnis. Berdasarkan definisinya arsip tidak hanya sekedar diingat namu juga mengandunga informasi yang tertulis. Konsep tertulis mencakup berbagai macam metode perekamaan, seperti tulis tangan, mesin ketik, computer, fotografi, rekaman suara, rekaman video atau film dan lain-lainya.

Pengertian arsip dari lembaga kearsipan International Council Of Archives (ICA) maupun pengertian arsip dari International Standard Organization (ISO) 15489 memiliki kesamaan dalam mendefinisikan arsip, dengan artian arsip sebagai sebuah memori bagi organisasi maupun seseorang yang menciptakanya. Sebagai memeori, arsip memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi sehingga menjadi bahan akuntabilitas dari organisasi yang memiliknya. Dengan kata lain arsip merupakaan sumber informasi yang objektif, akurat dan lengkap.